Czym jest protokół?
Stanowi pisemne sprawozdanie z przebiegu różnego rodzaju posiedzeń i jest dokumentem oficjalnym , wobec czego nie może być zastąpiony zwykłym sprawozdaniem ani notatką urzędową. Owszem w trakcie spotkania protokolant może sporządzać notatki, jednak ostateczna wersja tekstu musi przyjąć formę protokołu, zawierającego takie elementy jak: nagłówek, data i miejsce zebrania, imienny wykaz uczestników (przy licznej grupie osób może być dołączona lista obecności), przedstawienie porządku obrad (w punktach), informacja o rozpoczęciu obrad, przebieg obrad, wnioski i ustalenia, informacja o zakończeniu, podpisy, załączniki.
Kiedy notariusz spisuje protokół?
Zgodnie z przepisami prawa (art. 104 prawa o notariacie) notariusz upoważniony jest do spisywania protokołów :
- z walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych osób prawnych w przypadkach prawnie wskazanych,
- stwierdzających przebieg określonych czynności oraz zdarzeń wywołujących skutki prawne,
- sporządzanych przy przejmowaniu na przechowanie dokumentów, papierów wartościowych, pieniędzy, itp.
- dotyczących stawiennictwa stron i złożonych przez te strony oświadczeń.
Protokół spisywany jest w formie aktu notarialnego, co może wynikać z ustawy, umowy, statutu, regulaminu bądź innego aktu wewnętrznego określonej osoby prawnej. Osoby zainteresowane udokumentowaniem wyglądu stron internetowych i treści na nich zawartych bądź treści zamieszczonych na tzw. internetowych serwisach społecznościowych mogą skierować się do notariusza w celu spisania protokołu otwarcia strony internetowej.